RPA – Robotic Process Automation. ¿Cómo automatizar la lectura de facturas Pdf?
Consideraciones para automatizar la lectura de documentos pdf con RPA
Las tecnologías RPA Robotic Process Automation, son uno de los componentes en muchos procesos de transformación digital que desarrollan diversas empresas en la actualidad, en el contexto de las nuevas tecnologías y la industria 4.0.
La lectura de documentos en formato pdf, tales como facturas, boletas, recibos, formularios, entre otros, es en muchos casos son una tarea con potencial de automatización con RPA. Esto se explica en que, en muchos escenarios, se trata de procesos repetitivos, con reglas de negocio claras y estables, y se ejecutan con un nivel de transacciones importantes, tanto así que la tarea realizada de forma manual utiliza un tiempo relevante dentro del día laboral de las personas.
En general la lectura de documentos pdf está inserto en procesos que tienen asociadas actividades que se realizan a continuación y que pueden incluir la extracción de datos específicos para por ejemplo ingresarlos a una planilla Excel, otras veces los datos extraídos se ingresan a un sistema de facturación, administrativo, ERP o similar. Adicionalmente pueden incluirse actividades de validación según comparativos con Ordenes de Compra, Cotizaciones y/u otro documento para contrastar la validez. Del mismo modo, la lectura de documentos pdf también puede apoyar las tareas de auditoría de las empresas, en términos de detectar incidencias por cobros mal imputados, documentos no gestionados en tiempo, gestiones no realizadas, entre otros.
Para efectos de la programación del RPA, hay puntos técnicos relevantes para el desarrollo del robot, entre estos podemos citar a los siguientes:
- Tipo de pdf, es nativo o imagen de scaner.
- Los datos incluídos en el pdf fueron ingresados por computador o escritos a mano.
- Qué formato específico tiene cada documento, esto es medidas, geometrías, coordenadas, etc. Cabe destacar que la complejidad en el desarrollo y la cantidad de robot a construir estará en función de la variedad de documentos, tipos y características.
Dependiendo de la suite de RPA que utilicemos: Uipath, Automation Anywhere, BluePrism, RocketBot u otros. Para la extracción de datos específicos desde documentos pdf, tales facturas, hay herramientas de dos tipos; básicamente las estándar incluidas en la suite y las externas. Las estándar pueden solucionar gran parte de los casos porque permiten extraer datos ya sea de manera completa, pasando toda la información a texto plano y luego filtrar los datos específicos; y también permiten extraer datos específicos ya sea que se trate de documentos pdf nativos o aquellos que son imagen desde scaner.
Las herramientas externas son las que se tienen que, en la mayoría de los casos, comprar a parte de la suite. Se trata de soluciones basadas en Machine Learning y/o Inteligencia Artificial, que tendrán por objetivo extraer con la mayor tasa de éxito posible los datos desde los documentos pdf atendiendo sus características específicas, esto podría ser si el pdf considera texto en columnas, es completado a mano, o proviene de formatos no estándar de imagen u otros. Un ejemplo de herramienta externa puede ser ABBYY, que pude ser instalable o consumirse como servicio a través de una API.
El robot puede ser una solución que apoye las mejoras a los procesos de las empresas y liberen tiempo de las rutinas laborales de las personas para que sean ocupados en tareas de mayor valor agregado, en beneficios de los resultados empresariales y profesionales de las personas. No obstante, debemos de tener presentes los puntos indicados en los párrafos anteriores.
Desde luego que cada empresa tendrá sus propios desafíos, puntos particulares y eventos circunstanciales a tener en cuenta, por lo mismo en CAS Group Consulting, estaremos siempre atentos en poder ayudar y resolver las dudas de las empresas. Le dejamos también cordialmente invitado a conocer otras de nuestras publicaciones en www.casgroup.cl, sobre este y otros temas relevantes para el negocio.
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