RFP y Bases de licitación. ¿Cómo hacer un RFP y bases de licitación?
RFP, bases de licitación y términos de referencia son sinónimos, puede que en las prácticas de algunas empresas mandantes los RFP y bases de licitación se asocien a subcontratos más complejos y los términos de referencia por su parte a procesos más estandarizados y/o breves. Cualquiera sea el nombre del documento su objetivo es común y es ser la interfaz más precisa posible entre los requerimientos internos de la empresa mandante y las reglas claras que las empresas participantes de la licitación (proponente) deberán conocer y evaluar su aceptación, de modo que una vez ratificadas serán parte sólida del acuerdo.
La ética y el debido proceso en cada etapa de la licitación serán factores que aportarán beneficios a ambas partes, la empresa mandante por una y a las proponentes por la otra. Una manifestación clara de estos principios es la legitimidad, que en estos procesos puede entenderse como un conjunto de tareas cronológicamente ordenadas de modo tal que; en primer lugar, la empresa mandante declara sus requerimientos y reglas; en segundo lugar, las empresas proponentes son informadas y tienen un plazo para leer, comprender y plantear sus dudas; y en tercer lugar, la empresa proponente acepta y con ello se solidifica el acuerdo. Aunque puede entenderse como un flujo simple y breve, el dinamismo de los negocios en ocasiones provoca descoordinaciones de ambas empresas, la mandante al agregar requerimientos no declarados en primera instancia y la proponente al desconocer su aceptación de algunos requerimientos con o sin afectación de los precios.
En lo más sustancioso del proceso encontramos la metodología para elaborar los RFP, bases de licitación y términos de referencia. Como en muchos casos que nos enseña los textos académicos, el éxito de este proceso también dependerá de un estructurado trabajo en equipo. El definir a los stakeholders y/o partes afectadas por efecto del subcontrato de servicios y/o bienes que se licita, elaborar un adecuado plan de trabajo, precisa definición de objetivos y responsabilidades, serán el factor clave para elaborar un documento que desde el interior de empresa mandante proyecte solidez y exactitud hacia el mercado de proveedores entendidos como las empresas proponentes que participan del proceso.
Las empresas proponentes desde luego juegan también un rol determinante, su calidad de análisis y declaraciones precisas de sus reales condiciones para dar cumplimiento al requerimiento de la mandante a un precio ofertado que deberá mantenerse vigente hasta que por concepto de bases se establezca un mecanismo de reajustabiidad, es el otro eslabón de esta cadena.
Por cierto que los tópicos tratados tienen relación con diversos procesos de licitación en general, no obstante, las características particulares de cada empresa, pública o privada, podrán sugerir un análisis más específico. En CAS Group Consulting tendremos siempre la mejor disposición para conocer y atender las dudas de nuestros clientes. Visítenos en www.casgroup.cl