Levantamiento y Mejora de Procesos. Factores Centrales de BPM
Un estudio de levantamiento y mejora de procesos siempre tendrá diferencias entre un proyecto y otro, ya sea por el proceso estudiado, la empresa, el momento económico de la empresa, entre otros. Sin embargo, el marco teórico de la disciplina BPM nos muestra que existen factores centrales o básicos a considerar en todo estudio de levantamiento y mejora de procesos.
La experiencia en otros estudios o quizás, una primera impresión general, nos podrían orientar hacia varios puntos que podemos suponer son de relevancia para llevar a buen puerto un proyecto de asesoría. Por más técnico que sea el estudio, o sujeto a normas en muchos de sus alcances que esté, lo que nos hará ir más allá de lo teórico será el sobre qué necesitamos aplicar el estudio. Ciertamente que un estudio de levantamiento y mejora de procesos se aplicará en un contexto en donde intervienen simultáneamente, tareas, tecnologías, procedimientos, liderazgos, culturas de empresa, entre otros. Situación que nos sugiere con claridad que los factores centrales para un buen estudio deben ir más allá de lo estrictamente técnico y abarcar temas relacionados con las personas, sus dinámicas y características.
En textos técnicos de BPM encontramos autores como Roseman y Brocke que han elaborado un esquema que distingue seis factores y por cada factor entregan un nivel con mayor detalle que llaman “capacidades”. Los factores como sus capacidades se pueden ver en la figura 1:
Alineamiento Estratégico: ciertamente el BPM debe estar sintonizado con la estrategia general de una organización. Es decir, los procesos tienen que ser diseñados, ejecutados, administrados y medidos acorde a las prioridades y definiciones estratégicas.
Governance: se debe abarcar la rendición de cuentas adecuada entre roles y responsabilidades de los diferentes niveles de BPM. Y también considerar al diseño en la toma de decisiones.
Métodos: corresponden al conjunto de herramientas y técnicas que apoyan a las iniciativas de BPM. Ejemplos de ellos son los métodos que facilitan la modelación, el análisis y las técnicas para mejorar los procesos.
Tecnologías de Información: Las metodologías basadas en TI son importantes para las iniciativas de BPM. Posibles ejemplos son el control estadístico de procesos, el soporte para la modelación de estos, en definitiva, las soluciones de BPM que están relacionadas con TI se muestran cada vez más en forma de sistemas de información basados en procesos.
Personas: las personas son un elemento central de BPM. Ellas recogen las capacidades de BPM, usan su experticia y habilidad para la gestión de procesos con el objetivo de mejorar el rendimiento empresarial.
Cultura: usualmente se le considera un factor menor, ciertos estudios comparativos han podido demostrar el fuerte impacto de la cultura en el éxito de BPM. Por lo tanto, el poder crear un entorno propicio complementará visiblemente el buen desempeño de las iniciativas BPM.
Desde luego que cada empresa tendrá sus propios desafíos, puntos particulares y eventos circunstanciales a tener en cuenta, por lo mismo en CAS Group Consulting, estaremos siempre atentos en poder ayudar y resolver las dudas de las empresas. Le dejamos también cordialmente invitado a conocer otras de nuestras publicaciones en www.casgroup.cl, sobre este y otros temas relevantes para el negocio.
BPM: Business Process Management