Tecnología: ¿Cómo Normalizar la Data en Abastecimiento?
Muchas veces la calidad de los datos no cumple los estándares requeridos para un correcto análisis ya sea con tablas dinámicas de Excel, Power BI, Tableu u otro sistema más sofisticado de análisis y visualización de datos. ¿Por qué ocurre? Sin importar si se cuenta con SAP u otro sistema MRP similar, si se tienen maestros de materiales de bienes como de servicios y procedimientos, la calidad de los datos guarda una estrecha relación con la forma en que son cargados por los usuarios y/o equipo de abastecimiento en el día a día.
Sobre el párrafo anterior, ejemplos clásicos podemos encontrar muchos. En una base de datos con el histórico de compras de elementos de protección personal, EPP, no es extraño encontrar para un ítem específico: descripción: “calzado de seguridad punta de acero”; código material: “12345”, diferentes formas de cargar el mismo ítem. Para la descripción podremos encontrar casos como: “bototo de seguridad”, “calzado de seguridad P.A.”, “bototo P.A.” o simplemente “EPP”, todas las posibles descripciones con o sin indicación del código. Sin duda que al intentar procesar la data sin antes normalizar la base de datos, podría llevarnos a análisis y resultados poco precisos ya que no habrá claridad de los consumos, frecuencia de compras, precios, entre otros.
Las maneras comunes de normalizar la data, en muchos casos incluyen el uso de tablas dinámicas de Excel, filtros y sobre todo, un tiempo importante con dedicación y prolijidad del (la) ingeniero(a) de abastecimiento que dependiendo de la calidad de los datos y su cantidad, podemos estar hablando de días. Otra opción, posible pero no siempre disponible dado el dinamismo de los negocios y las prioridades y tiempos de las áreas usuarias, el alcance y número de datos, el nivel de conocimiento acabado del equipo, es hacer el análisis de manera conjunta con el área usuaria.
La tecnología como en muchos casos y también en este, nos puede ser de gran ayuda. Desarrollos de aplicaciones de diverso alcance y complejidad, pueden ayudarnos a minimizar significativamente los tiempos de análisis, y al mismo tiempo, minimizar posibles cuotas de error asociados a un trabajo en gran medida manual. Existen sofisticados software denominados Master Data Management (MDM), la mayoría en inglés y con costo por el uso de la licencia. Sin embargo, es posible conseguir soluciones mucho más ajustadas a las necesidades específicas de cada empresa, en español, y de obtención en un tiempo menor. En específico podemos hacer uso de las conocidas macros de Excel, pero con programación en ambiente visual basic (VBA) ya que con la grabadora de macros no conseguiremos resultados óptimos. Usando la programación de VBA en Excel, es posible representar una base de datos como una matriz y en consecuencia poder recorrerla a efectos de buscar en una o más filas de una o más columnas, el texto buscado (descripción del item – glosa – texto breve – texto largo – texto adicional – u otra denominación propia de cada negocio) y poder editarlo a efectos de conseguir el efecto de Normalización de la data. Como en otros sistemas, también se pueden crear indicadores básicos tales como el % de avance en la normalización de la base de datos, el número de registros normalizados, el número de registros por normalizar, dejar notas, etc. Usando una aplicación de este tipo, también podemos Normalizar otros campos como la moneda, la unidad de medida, el embalaje, entre otros. Y por cierto, enviar correos desde la misma aplicación si fuese necesario.
Entre los aspectos claves para el diseño de una aplicación de este tipo en VBA, es crear un buscador por referencia y no por búsqueda exacta, ya que como se comentó con anterioridad, los usuarios para una referencia de ejemplo: «calzado de seguridad punta de acero», podrían escribir «calzado seguridad», «calzado de seguridad P.A», «zapato seguridad PA», entre otros. Y el objetivo es que el buscador traiga todas las referencias para revisarlas y Normalizarlas a un texto común. ¿Qué resultados positivos podríamos tener?:
- Ahorro de tiempo del ingeniero(a) de abastecimiento. En ambientes de prueba, se han obtenido ahorros de tiempo por sobre el 30%.
- Mayor seguridad en la normalización de la data por efecto de disminuir el trabajo manual
- Si bien es cierto, se recomendará igual el tener una supervisión y/o revisión final de alguna persona conocedora de la data, el avance que se puede lograr por efecto de la agrupación por similitud de las diferentes cadenas de texto, es considerable al punto de ahorrar una cantidad de tiempo no menor.
Con la normalización terminada, desde luego que el sistema BI (Power BI, Tableu, simplemente Excel u otro sistema) que se use, podrá procesar los datos correctamente y mostrar la información clara, específica y exacta que se puede extraer desde la data. Esto marca un contraste importante si procesamos en un sistema BI la base de datos datos de baja calidad sin antes Normalizar, ya que no es seguro que las conclusiones que se tomen a partir de la data sean las correctas.
Desde luego que cada empresa tendrá sus propios desafíos, puntos particulares y eventos circunstanciales a tener en cuenta, por lo mismo en CAS Group Consulting, estaremos siempre atentos en poder ayudar y resolver las dudas de las empresas. Le dejamos también cordialmente invitado a conocer otras de nuestras publicaciones en www.casgroup.cl, sobre este y otros temas relevantes para el negocio. Y también a conocer nuestros cursos de tecnología.