Levantamiento y Modelamiento de Procesos
Por qué es importante levantar y modelar los procesos de la empresa?
Los procesos estratégicos, de negocio y soporte administrativo reflejan la identidad, características y el que hacer de cada organización. Para lograr utilizar dichos procesos, como herramientas modeladoras de la organización, es necesario identificar las actividades en las que se componen; estudiarlas, desglosarlas y finalmente estandarizarlas de manera tal, de poder generar un patrón de control, que permita a los integrantes de los diferentes equipos de trabajo que participan en la organización, homologar el lenguaje técnico tanto para su gestión como para evaluación.
El estudio y posterior entendimiento de cada uno de los procesos, tareas y actividades, identificados, permite adoptar una mirada analítica, y crítica, al momento de evaluar el desarrollo de estos. Es así como, la Gestión Basada en Procesos se presenta como un instrumento de gran utilidad que debería ser aplicado con criterios de evaluación claros y planes de acción que logren generar un aprendizaje constante, basado en la detección de anomalías en la gestión de dicho conocimiento y en la implementación de mejoras. El presente artículo presenta un esquema metodológico preliminar, primero para el levantamiento y luego para el modelamiento de procesos.
El esquema tiene implícita la utilización de herramientas tales como; Mapa de Procesos, Flujograma de Información, Matriz de Asignación de Responsabilidades (Matriz RACI), y modelamiento mediante el estándar internacional «Modelo y Notación de Procesos de Negocio», (Business Process Model and Notation – BPMN). Así como también, el reforzamiento en la realización de Levantamiento de Información y posterior proceso de Modelamiento.
Este esquema preliminar para el Levantamiento de Procesos, considera cuatro fases genéricas: La Preparación, el Levantamiento de Información, la Comprensión del Proceso y la Documentación de Información.
La comprensión de los conceptos referidos a términos tales como: proceso, subproceso, eficiencia, actividades, tareas, entre otros, permite la elaboración de pautas de trabajo que cumplan con el propósito de establecer un conducto regular para el desarrollo de todas y cada una de las actividades necesarias para realizar un levantamiento de procesos.
Desde luego que cada empresa tendrá sus propios desafíos, puntos particulares y eventos circunstanciales a tener en cuenta, por lo mismo en CAS Group Consulting, estaremos siempre atentos en poder ayudar y resolver las dudas de las empresas. Le dejamos también cordialmente invitado a conocer otras de nuestras publicaciones en www.casgroup.cl, sobre este y otros temas relevantes para el negocio.